Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/12/07/6-bentuk-komunikasi-selain-penjelasan-yang-dapat-membantu-peningkatan-pemahaman-pesan-presentasi-untuk-audiens-anda/#.X9BitNgzbIU
Kita kadang melakukan sesuatu seperti apa adanya. Misalnya, berlari. Kita berlari seperti apa adanya. Tetapi, pernahkah kita berpikir tentang bagaimana kita berlari ? Dan, apa yang perlu kita lakukan untuk berlari lebih baik ?
Seperti kegiatan lainnya, ada seni dan skill untuk berlari. Dan untuk mendapatkan apa yang kita inginkan, kita perlu mengetahui bagaimana berlari dengan benar.
Seperti berlari, dalam memberikan presentasi, kadang kita juga melakukannya seperti apa adanya. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan. Tentu dalam melakukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan. Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.
Karena penjelasan adalah suatu hal yang alami tentang bagaimana kita berkomunikasi, maka kita tidak pernah berpikir bahwa memberikan penjelasan adalah sebuah skill yang kita dapat perbaiki dan membuatnya bekerja untuk mencapai tujuan kita.
Dalam hal ini, berlari dan penjelasan mempunyai kesamaan, yaitu : kita mempunyai kemampuan untuk melakukannya; kita melakukannya dengan sering sehingga kita tidak pernah memikirnya; kita berpikir cara kita melakukannya adalah sesuatu yang normal; kita tidak pernah mempertimbangkan bahwa kita dapat memperbaiki cara kita melakukannya; perbaikan adalah sesuatu yang mungkin untuk dilakukan untuk menciptakan hasil yang positif.
Karena penjelasan adalah sebuah skill yang dapat kita perbaiki dan kita melakukannya pada hampir di setiap kehidupan kita, maka kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik.
Mengapa kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik ?
Penjelasan perlu didefinisikan dengan baik, karena definisi tersebut menciptakan suatu bentuk yang terstandar. Hanya dengan mendifinisikan standar dari penjelasan, maka kita dapat memperbaikinya.
Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.
Selain penjelasan, Lee Lefever menyebutkan bahwa ada 6 bentuk komunikasi lain yang mempunyai peranan yang sangat penting untuk membantu peningkatan pemahaman audiens ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.
Mari kita bedah satu per satu keenam bentuk komunikasi tersebut.
Bentuk Komunikasi # 1 : Deskripsi
Deskripsi adalah suatu bentuk komunikasi dengan maksud untuk membantu seseorang membayangkan sesuatu melalui kata-kata. Misalnya, jika Anda menggambarkan cangkir kopi, maka intensi Anda adalah memberikan rincian yang dapat membantu orang lain membayangkannya. Sebuah deskripsi dari cangkir kopi adalah putih, tinggi 10 cm, mempunyai pegangan setengah melingkar, dan terbuat dari keramik.
Bentuk Komunikasi # 2 : Definisi
Definisi adalah sebuah deskripsi yang tepat dari arti sesuatu. Sebuah definisi dimaksudkan untuk membuat lebih jelas apa arti dari sesuatu. Jika Anda mendefinisikan sebuah kata, maka Anda memberikan pernyataan yang dapat membantu orang lain untuk melihat arti yang tepat dari kata itu. Anda mungkin mendefinisikan kopi sebagai sebuah minuman yang terbuat dari biji tanaman kopi yang dipanggang dan digiling.
Bentuk Komunikasi # 3 : Instruksi
Instruksi adalah sebuah arahan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Maksud dari instruksi adalah untuk membuat jelas apa yang diharapkan dan bagaimana memprosesnya. Jika Anda memberikan instruksi bagaimana membuat kopi, maka Anda menyampaikan proses atau urutan dari kejadian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Instruksi dapat berkaitan dengan kalimat yang pendek seperti masukan penyaring ke dalam pembuat kopi. Tuangkan kopi ke dalam penyaring. Tuangkan air ke dalam penampung pembuat kopi. Tekan tombol mulai (start).
Bentuk Komunikasi # 4 : Elaborasi
Elaborasi adalah presentasi informasi dengan rincian dengan maksud untuk memberikan gambaran yang komprehensif dari sebuah konsep, ide, teori dan lainnya. Jika Anda mengelaborasi konsep kunci dari produksi kopi, maka Anda akan mencoba untuk menjelaskan setiap rincian. Jika Anda menguraikan lebih lanjut (mengelaborasi) tentang perkebunan kopi, maka Anda menjelaskan kandungan spesifik dari tanah tempat kopi ditanam, cara menguji tanah, dan tingkat nitrogen yang akan menghasilkan produk yang terbaik untuk wilayah geografi tertentu.
Bentuk Komunikasi # 5 : Laporan
Laporan adalah komunikasi lisan atau tertulis dari suatu kejadian dan dimaksudkan untuk menyampaikan fakta dan rincian kepada orang lain. Jika Anda mengunjungi perkebunan kopi di Kolumbia, maka Anda akan melaporkan pengalaman Anda kesana. Ini bisa muncul dalam bentuk sebuah cerita atau artikel majalah seperti : Ketika saya tiba di perkebunan kopi, saya ditawari contoh dari produk terbaik mereka yang saya minum dengan nikmat. Perusahaan memanggang biji kopi dengan jarak 1,6 km dan saya dapat mencium bau biji kopi yang dipanggang di udara.
Bentuk Komunikasi # 6 : Ilustrasi
Ilustrasi adalah contoh yang berfungsi untuk menjelaskan sebuah ide. Maksud dari sebuah ilustrasi adalah untuk membantu membuat sebuah ide menjadi lebih konkrit dengan memberikan sebuah contoh. Anda dapat mengatakan bahwa ukuran perkebunan merupakan sebuah ilustrasi kekuatan perusahaan kopi dalam suatu wilayah.
Demikianlah, 6 bentuk komunikasi lain selain penjelasan yang dapat membantu Anda dalam menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda. Pertama, deskripsi. Kedua, definisi. Ketiga, instruksi. Keempat, eloborasi. Kelima, laporan. Keenam, ilustrasi.
Keenam bentuk komunikasi tersebut mempunyai kontribusi dalam memberikan penjelasan yang baik kepada audiens Anda. Keenam bentuk komunikasi tersebut berkaitan dengan ide dan informasi yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Penggunaannya dapat membantu peningkatan pemahaman audiens Anda ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.
