Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2021/03/15/bagaimana-cara-anda-mengetahui-kebutuhan-dan-melibatkan-audiens-pada-presentasi-online/#.YE6_R50zbIU
Saat ini, cara kita bekerja telah mengalami perubahan yang sangat signifikan. Awalnya, dalam melakukan aktivitas kita melakukannya secara tatap muka.
Sekarang ini, dengan pandemi korona yang masih berlangsung telah memaksa kita untuk melakukan pekerjaan termasuk presentasi dari tatap muka menjadi online.
Tentu saja, dalam melakukan presentasi online tersebut, kita perlu mengetahui apa yang dibutuhkan oleh audiens kita.
Selain itu, karena kita tidak dapat melihat audiens kita secara langsung dan mereka juga tidak dapat melihat kita secara langsung pula, maka dalam presentasi online kita menghadapi tantangan, yaitu bagaimana kita bisa melibatkan audiens dalam presentasi online kita ?
Berita baiknya, Anda dapat menggunakan 2 cara untuk mengetahui kebutuhan dan melibatkan audiens pada presentasi online Anda.
Mari kita bahas satu per satu kedua cara tersebut.
Cara # 1 : Mulailah Dengan Why Untuk Mengetahui Kebutuhan Audiens Anda
Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang perlu Anda pertimbangkan. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan Anda berpresentasi tidak tercapai.
Sebagai contoh, Anda hendak melakukan presentasi untuk mendapatkan pendanaan dari seorang investor. Jika dalam presentasi, Anda menghabiskan seluruh waktu presentasi hanya untuk bercerita tentang berdirinya perusahaan dan struktur organisasi perusahaan Anda, maka apakah investor akan mau berinvestasi ?
Yakin, investor tersebut tidak mau berinvestasi.
Kenapa ?
Karena apa yang Anda sampaikan tidak cukup bagi investor untuk membuat keputusan. Oleh karena itu, Anda mesti tahu apa yang diperlukan oleh investor untuk membuat keputusan. Misalnya, berapa penjualan ke depan, berapa biaya yang diperlukan, dan margin keuntungan yang akan diperoleh.
Cara yang paling tepat untuk mengetahui apa yang audiens butuhkan adalah dengan bertanya mengapa mereka mesti memberikan perhatian pada presentasi Anda—Why should your audience care about your presentation ?
Luangkanlah waktu untuk mempelajari tentang siapa yang akan menjadi audiens Anda.
Ketahui latar belakang profesi, kisaran umur, keinginan dan harapan mereka. Dengan kata lain, kenalilah audiens Anda.
David Pranata dalam bukunya Speak With Power menyebutkan bahwa ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui untuk mengenal audiens Anda.
Pertama, kenali profil demografi dan psikografis audiens Anda. Coba Anda luangkan waktu untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, dan jenis kelamin. Dengan pengetahuan tersebut di tangan Anda, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :
- Apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda ?
- Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ?
- Apa yang selama ini mereka inginkan ?
Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan mereka.
Kedua, ketahuilah tingkat pengetahuan audiens Anda pada topik yang Anda paparkan. Jangan sampai Anda memberikan presentasi tentang hal-hal yang audiens Anda sudah ketahui dengan jelas.
Anda dapat bertanya kepada klien atau panitia yang meminta Anda untuk memberikan presentasi mengenai materi-materi yang audiens Anda sudah pernah dapatkan.
Selain itu, juga Anda perlu menyesuaikan istilah-istilah yang Anda gunakan dalam presentasi Anda. Hindari istilah-istilah yang mereka tidak kenali. Gunakan bahasa-bahasa yang mereka mudah pahami.
Cara # 2 : Gunakanlah Engagement Techniques Untuk Melibatkan Audiens Anda
Satu hal yang mungkin dapat Anda rasakan dalam melakukan presentasi online adalah audiens Anda dapat dengan mudah tidak terlibat dengan presentasi Anda, karena adanya berbagai gangguan. Mereka bisa mengirim email, memeriksa media sosial, mengirim sms, dan lain sebagainya.
Hal tersebut bukan berita baru bagi siapa pun, karena saat ini kita hidup dalam dunia yang mudah beralih perhatian.
Nick Morgan dalam Forbes (2012) menyebutkan bahwa orang memiliki rentang perhatian yang jauh lebih pendek dalam pertemuan virtual. Sebagian besar rapat berlangsung selama satu jam. Setelah sekitar 5-10 menit dalam lingkungan virtual, maka orang cenderung mudah untuk kehilangan minat pada pertemuan virtual tersebut.
Solusinya adalah membuat audiens terlibat dengan presentasi Anda.
Jika Anda benar-benar ingin konten presentasi Anda menggerakkan audiens dan menghindari ketidakterhubungan dengan audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan apa yang disebut dengan Audience-Connecting Techniques (ACTs).
ACT membawa audiens Anda ke dalam presentasi Anda. ACT mengundang partisipasi mereka dan memberikan pemberitahuan bahwa Anda mengharapkan keterlibatan mereka.
ACT diperkenalkan oleh Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis, Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan engagement techniques yang diperkenalkan oleh Diane Windingland dari Virtual Speech Coach.
Ada dua kelompok engagement techniques yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan audiens dalam presentasi online Anda.
Pertama, engagement technique yang mudah. Teknik ini terdiri : dari menanyakan pertanyaan, menyampaikan cerita yang relevan, men-share screen, men-share video, men-share sebuah file atau link pada fitur chat, dan meminta audiens untuk menulis sesuatu pada kertas.
Kedua, engagement technique yang menantang. Teknik ini terdiri dari : memanfaatkan chat box untuk menyampaikan sesuatu kepada audiens, melakukan polling, menggunakan white board, dan menggunakan breakout room. Teknik tersebut dapat Anda gunakan ketika Anda menggunakan aplikasi Zoom pada saat Anda melakukan presentasi online.
Demikianlah, 2 cara mengetahui kebutuhan dan melibatkan audiens yang dapat Anda gunakan pada presentasi online Anda.
Pertama, mulailah dengan why untuk mengetahui kebutuhan audiens Anda.
Kedua, gunakanlah engagement techniques untuk melibatkan audiens Anda.
Gunakanlah 2 cara di atas ketika Anda melakukan presentasi online agar kebutuhan audiens Anda dapat terpenuhi dan audiens Anda dapat terlibat.
Selain itu, ketika Anda saat ini menghadapi perubahan dalam cara Anda berkomunikasi, maka prinsip yang perlu Anda pegang adalah terus berupaya untuk selalu ingin tahu bagaimana Anda selalu dapat menjadi semakin baik dalam memberikan presentasi online.
Galilah pengetahuan dan ketrampilan baru dalam melakukan presentasi online, sehingga kemampuan Anda melakukan presentasi online meningkatkan dari waktu ke waktu.
