Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/12/14/3-tips-menjawab-pertanyaan-presentasi-dari-audiens-yang-dapat-meningkatkan-kredibilitas-anda/#.X9ccqdgzaM9
Pertanyaan yang muncul dari audiens pada saat sesi tanya jawab ketika Anda melakukan presentasi merupakan sesuatu hal yang mesti Anda hadapi. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.
Kenapa ?
Karena Anda kawatir jika Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.
Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.
Untuk berhasil melalui sesi tanya jawab dengan baik, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan.
Mari kita ulik ketiga tips tersebut satu per satu.
Tips # 1 : Tanyakan Nama dan Asal Audiens
Ketika audiens bertanya kepada Anda, maka mintalah mereka untuk menyebutkan nama dan asal mereka. Misalkan, “Boleh saya tahu nama Anda siapa ? Dan bekerja dimana ?
Untuk apa Anda perlu melakukan hal ini ?
Tujuannya adalah agar Anda dapat lebih mengenal dan menyapa dengan nama ketika menjawab pertanyaan mereka. Selain itu, agar mereka lebih jinak kepada Anda. Dengan meminta menyebutkan nama dan asal mereka, setidaknya mereka akan lebih mawas diri ketika mereka ingin menjatuhkan Anda atau memberikan pertanyaan yang menyudutkan Anda.
Tips # 2 : Ulangi Pertanyaan dari Audiens dan Beri Pujian atas Pertanyaan Tersebut
Untuk memastikan apa yang ditanyakan oleh audiens Anda, maka Anda dapat melakukan parafrase atau mengulangi pertanyaan mereka. Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda akan mengklarifikasi apakah benar hal itu yang mereka tanyakan.
Selain itu, parafrase ditujukan agar seluruh audiens mengetahui pertanyaan yang dilontarkan oleh audiens Anda. Karena bisa saja apa yang ditanyakan oleh audiens Anda tidak disimak oleh audiens lainnya, sehingga dengan Anda mengulangi pertanyaan dari audiens tersebut, maka Anda memastikan bahwa seluruh audiens tahu apa yang ditanyakan.
Tambahan pula, dengan melakukan parafrase akan memberikan Anda waktu tambahan untuk memikirkan jawaban yang dilontarkan oleh audiens Anda. Ketika Anda mengulangi pertanyaan audiens, maka Anda dapat gunakan waktu untuk mencerna pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens Anda.
Waktu Anda melakukan parafrase, Anda dapat mengatakan, “Jika saya mendengarkan pertanyaan Bapak/Ibu tadi, yang Bapak/Ibu tanyakan adalah tentang ……”
Selanjutnya, Anda memberikan pujian atas pertanyaan yang diajukan tersebut.
Contohnya, “Itu adalah pertanyaan yang sangat bagus. Mari kita berikan tepuk tangan untuk Bapak/Ibu ….”
Dengan Anda memberikan tepuk tangan seperti itu, audiens yang bertanya kepada Anda akan lebih jinak.
Kenapa ?
Karena Anda memberikan pujian terhadap orang tersebut.
Tips # 3 : Respons Pertanyaan Audiens
Setelah Anda menanyakan nama dan asal audiens serta mengulangi pertanyaan dari audiens dan memberi pujian atas pertanyaan tersebut, maka Anda dapat merespons pertanyaan dari audiens. Ada 5 variasi pertanyaan audiens yang dapat Anda respons. Kelima variasi pertanyaan tersebut dapat Anda simak pada tips berikut ini.
Tips # 3.1 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Anda Ketahui
Jika Anda mengetahui jawaban pertanyaan audiens, maka jawablah pertanyaan tersebut dengan singkat dan jelas. Hal itu perlu Anda lakukan untuk memberikan kesan bahwa Anda benar-benar memahami topik yang Anda bawakan.
Dalam menyampaikan jawaban dengan singkat dan jelas, maka Anda dapat menggunakan kerangka PREP. Kerangka ini adalah cara yang cepat dan sangat mudah untuk mengatur pikiran Anda. Setiap huruf dalam PREP merupakan bagian dari pesan Anda.
P – Point (Pendapat)
R – Reasons (Alasan)
E – Explanation, Elaboration, Example (Penjelasan, Elaborasi, Contoh)
P – Point (Pendapat)
Misalnya, dalam sebuah presentasi tentang proyek pembangunan mall, Anda ditanya oleh manajemen, “Apa pendapat Anda mengenai rencana pembangunan mall ?”.
Maka, Anda dapat menjawabnya dengan kerangka PREP dengan bentuk seperti ini.
Point : “Kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.
Reason : “Kami telah meninjau semua rencana, dan kami memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek pembangunan mall”.
Explanation, Elaboration, Example : “Anggaran telah diperoleh, orang yang tepat dapat dipekerjakan, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk membangun mall juga bisa segera dikirimkan”.
Point : “Oleh karena itu, berdasarkan pertimbangan ini, kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.
Tips # 3.2 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Tidak Anda Ketahui
Adakalanya pertanyaan yang ditanyakan kepada Anda adalah pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Disarankan agar Anda jangan menjawab dengan asal-asalan. Tentu Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada penanya atau yang lebih parah lagi Anda diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Jika hal ini terjadi, maka kredibilitas Anda bisa turun di mata audiens Anda.
Yang dapat Anda lakukan adalah Anda jujur kepada audiens Anda yang bertanya. Anda dapat menyampaikan bahwa saat ini Anda masih belum mengetahui jawaban pastinya. Dan selanjutnya, Anda meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.
Ketika Anda melakukan hal itu, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Dengan Anda melakukan hal itu, Anda menunjukkan bahwa Anda memang manusia biasa dan Anda memang tidak mengetahui semua jawaban dari pertanyaan yang ditanyakan.
Cara lainnya adalah Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.
Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.
Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.
Tips # 3.3 : Respons Pertanyaan Audiens Di Luar Topik Yang Anda Bawakan
Untuk merespons pertanyaan jenis ini, maka Anda dapat menjawab bahwa pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens di luar topik yang Anda bahas. Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.
Tips # 3.4 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Hanya Ingin Menguji Anda
Ketika Anda menyadari bahwa audiens hanya ingin menguji Anda, maka Anda dapat menanyakan kepada audiens yang bertanya kepada Anda jawaban dari pertanyaan yang diajukannya. Sebagai contoh, “Kalau boleh tahu, pendapat Bapak/Ibu sendiri bagaimana ?”.
Tanda-tanda audiens menguji Anda adalah dari kalimat yang digunakannya. Misalnya audiens Anda bertanya, “Apa yang Anda ketahui tentang …. ?
Tips # 3.5 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Memojokkan Anda
Anda dapat mencari bantuan dari audiens untuk merespons pertanyaan jenis ini. Anda bisa saja mengatakan, “Saya tahu ini adalah pertanyaan yang sangat bagus, namun tentu saja saya tidak dapat memuaskan Anda sepenuhnya, karena saya bukan alat pemuas”.
Dengan Anda mengatakan hal seperti itu, maka Anda melakukan sedikit humor dan tentunya akan banyak orang tertawa pada saat itu.
Selanjutnya, Anda dapat mengatakan, “Bagaimana Bapak/Ibu, apakah boleh kita lanjut terlebih dahulu ? Lanjut ?
Dengan Anda mengatakan “Lanjut”, pastinya jawaban yang keluar dari para audiens adalah Lanjut.
Demikianlah, 3 tips menjawab pertanyaan presentasi dari audiens yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda.
Pertama, tanyakan nama dan asal audiens.
Kedua, ulangi pertanyaan dari audiens dan beri pujian atas pertanyaan tersebut.
Ketiga, respons pertanyaan audiens. Untuk presentasi Anda selanjutnya, terapkan ketiga tips di atas. Pastikan bahwa kendali dari sesi tanya jawab dari presentasi berada di tangan Anda. Oleh karena itu, gunakan sesi tanya jawab sebagai peluang untuk meningkatkan kredibilitas Anda.
