Adakalanya Anda diminta untuk membuat bahan presentasi atas permintaan orang lain. Orang tersebut bisa atasan atau klien Anda. Jika hal ini terjadi, maka bisa jadi Anda tidak memiliki semua konteks untuk presentasinya. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan konsultasi dengan orang yang meminta Anda untuk membuat bahan presentasi untuk sepenuhnya memahami situasi. Terkadang ada konteks tambahan di pikiran orang tersebut yang mereka anggap diketahui oleh Anda dan tidak berpikir untuk disampaikan kepada Anda.
Cole (2015) menyebutkan bahwa ada beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada orang yang meminta Anda untuk membuat bahan presentasi tersebut. Beberapa pertanyaan itu adalah :
- Apa latar belakang informasi yang relevan atau penting ?
- Siapa audiens atau pengambilan keputusan ? Apa yang Anda ketahui tentang mereka ?
- Apa bias yang audiens miliki yang mungkin membuat mereka mendukung atau menolak pesan Anda ?
- Apa data yang tersedia yang akan memperkuat pesan Anda ? Apakah audiens familiar dengan data tersebut atau data tersebut baru bagi mereka ?
- Apa faktor yang dapat melemahkan pesan Anda dan apakah Anda perlu secara proaktif untuk menanganinya ?
- Seperti apa hasil yang diinginkan dari presentasi yang akan disampaikan ?
- Jika Anda hanya memiliki waktu yang terbatas atau sebuah kalimat yang perlu disampaikan kepada audiens Anda yang perlu mereka ketahui, maka apa yang akan Anda katakan ?
Cole (2015) mengatakan bahwa dua pertanyaan terakhir yang akan membawa kepada percakapan yang mendalam. Mengetahui apa hasil yang diinginkan sebelum Anda mulai menyiapkan presentasi atau komunikasi adalah penting untuk menstrukturkan presentasi atau komunikasi. Menempatkan batasan yang signifikan pada pesan yang ingin disampaikan seperti ketersediaan waktu yang terbatas atau kalimat tunggal yang perlu disampaikan kepada audiens Anda dapat membantu Anda untuk menyatukan keseluruhan presentasi yang ingin Anda sampaikan menjadi satu pesan yang paling penting.
Oleh karena itu, ada 3 alat yang powerful yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi dengan pendekatan bercerita dengan data.
Mari kita bahas satu per satu ketiga alat tersebut.
Alat # 1 : 3-Minute Story (Cerita 3 Menit)
Cerita 3 menit adalah bahwa jika Anda hanya punya waktu tiga menit untuk memberi tahu audiens Anda apa yang perlu mereka ketahui, maka apa yang akan Anda katakan ?
Hal ini adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa Anda dapat mengartikulasikan akhir cerita yang ingin Anda sampaikan.
Mampu melakukan ini akan menghilangkan Anda dari ketergantungan pada slide visual Anda untuk presentasi.
Cerita 3 Menit itu sangat berguna dalam situasi dimana atasan Anda menanyakan apa yang sedang Anda kerjakan atau jika Anda berada di lift dengan salah satu dari pemangku kepentingan Anda dan Anda ingin memberinya informasi dengan cepat.
Atau jika Anda sebelumnya diminta untuk memberikan presentasi dalam waktu setengah jam kemudian dipersingkat menjadi sepuluh menit atau menjadi lima menit. Jika Anda tahu persis apa yang ingin Anda komunikasikan, maka Anda bisa membuatnya sesuai dengan slot waktu yang diberikan.
Alat # 2 : Big Idea (Ide Besar)
Ide Besar merupakan sebuah kalimat yang Anda ingin audiens Anda ketahui atau lakukan. Ide Besar itulah konsep yang dibahas oleh Nancy Duarte dalam bukunya, Resonate (2010).
Dia mengatakan Ide Besar memiliki tiga komponen, yaitu :
- Mengartikulasikan sudut pandang unik Anda.
- Menyampaikan apa yang dipertaruhkan; dan
- Berupa sebuah kalimat lengkap.
Untuk memahami mengenai Cerita 3 Menit dan Ide Besar, maka mari kita lihat contoh berikut ini yang menggunakan program percontohan kelas liburan sekolah yang memberikan anak-anak kelas empat SD mata pelajaran tentang sains seperti yang dijelaskan pada postingan minggu sebelumnya.
Cerita 3 Menit :
Grup kami pada departemen sains sedang bertukar pikiran tenang bagaimana menyelesaikan isu yang dihadapi oleh murid kelas empat SD. Tampaknya ketika anak-anak tersebut masuk ke kelas pertama untuk belajar sains, mereka masuk ke kelas dengan sikap bahwa belajar sains itu sulit dan mereka tidak menyukainya. Dibutuhkan banyak waktu di awal tahun ajaran untuk membuat pelajaran sains tersebut menyenangkan.
Jadi, kami berpikir, bagaimana jika kami memberikan pengenalan pelajaran sains lebih cepat ? Dapatkah kami mempengaruhi persepsi mereka ?
Kami melakukan uji coba program pembelajaran sains pada liburan sekolah. Kami mengundang sekelompok murid kelas dua dan tiga SD.
Tujuan kami adalah memberikan mereka paparan pembelajaran sains lebih awal dengan harapan dapat membentuk persepsi positif mereka.
Untuk menguji apakah kami berhasil, maka kami melakukan survei kepada murid kelas dua dan tiga SD tersebut sebelum dan sesudah program dijalankan. Kami menemukan bahwa sebelum program pembelajaran, murid kelas dua dan tiga SD tersebut sebanyak 40 % merasa OK tentang pembelajaran sains. Sementara itu, setelah program sebanyak 70 % murid tersebut mempunyai mempunyai persepsi yang postif terhadap pembelajaran sains.
Kami merasa bahwa hal tersebut menunjukkan keberhasilan program. Kami seharusnya tidak hanya terus menawarkan untuk kelanjutan program pembelajaran sains tersebut, tetapi juga memperluas jangkauannya ke depan.
Ide Besar :
Program pembelajaran sains pada liburan sekolah berhasil meningkatkan persepsi murid kelas dua dan tiga SD tentang sains. Karena program tersebut sukses, kami sarankan untuk meneruskan program ini ke depannya. Mohon persetujuan anggaran untuk keberlanjutan program tersebut.
Alat # 3 : Storyboard (Papan Cerita)
Storyboard adalah alat yang sangat penting yang perlu Anda gunakan di awal untuk memastikan bahwa presentasi atau komunikasi yang Anda ingin lakukan dapat tepat sasaran. Storyboard akan membentuk struktur untuk presentasi atau komunikasi Anda.
Storyboard adalah sebuah sebuah outline visual dari pesan presentasi yang Anda rencanakan untuk Anda buat. Storyboard yang Anda buat dapat berubah sewaktu Anda mengerjakan rinciannya, tetapi membangun struktur presentasi atau komunikasi dari awal melalui storyboard akan membuat Anda berhasil.
Dapatkan penerimaan dari klien atau bos Anda ketika mereka meminta Anda untuk membuat bahan presentasi mereka pada storyboard tersebut. Hal itu akan membantu memastikan bahwa apa yang Anda rencanakan sesuai dengan kebutuhannya.
Cole (2015) mengatakan bahwa ketika berbicara tentang storyboarding, sarannya adalah jangan memulainya dengan perangkat lunak presentasi. Hal ini karena akan membuat Anda untuk masuk kepada pembuatan slide tanpa memikirkan potongan-potongan slidenya sesuai dengan gambaran besar yang ingin disampaikan.
Anda dapat menggunakan papan tulis, post-it atau kertas biasa. Jauh lebih mudah untuk menempatkan ide apa yang ingin Anda sampaikan untuk presentasi yang ingin Anda lakukan pada selembar kertas atau pada post-it. Jika Anda menggunakan post-it dalam membuat struktur presentasi Anda, maka Anda dapat merubah post-it yang telah Anda buat atau merubah susunannya untuk mendapatkan alur cerita yang meyakinkan.
Jika kita meneruskan cerita tentang program pembelajaran sains, maka storyboard nya dapat berbentuk seperti di bawah ini.
Demikianlah, 3 alat powerful yang dapat Anda gunakan untuk menyiapkan presentasi dengan pendekatan bercerita dengan data. Pertama, 3-Minute Story. Kedua, Big Idea. Ketiga, Storyboard.
Memahami dan menggunakan 3 alat tersebut akan memungkinkan Anda untuk menyampaikan cerita Anda dengan jelas dan ringkas serta mengidentifikasi alur cerita yang diinginkan.
