Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2021/05/03/3-teknik-1-struktur-yang-dapat-anda-gunakan-untuk-memasukan-ide-anda-dalam-presentasi-rapat-atau-percakapan/#.YI9tdLUzZPZ
Anda mungkin pernah berada dalam situasi dimana Anda memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan di dalam presentasi, rapat atau percakapan, namun Anda tidak tahu bagaimana cara menyampaikan pemikiran Anda.
Bagaimana cara Anda mengutarakan ide Anda dalam presentasi, rapat atau percakapan tersebut ? Dan begitu Anda dapat melakukannya, bagaimana cara membuat ide tersebut menjadi jelas dan ringkas ?
Matt Abrahams seorang Professor yang mengajar mengenai Komunikasi Strategis di Stanford Graduate School of Business menjelaskan bahwa ada 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan ide-ide Anda dalam percakapan, rapat, atau bahkan presentasi.
Mari kita bahas 3 teknik dan 1 struktur itu satu per satu.
Teknik # 1 : Melakukan Parafrase
Ketika seseorang berbicara dan Anda ingin berkontribusi, maka Anda cukup menyela dengan melakukan parafrase. Parafrase adalah alat untuk mendengarkan dan refleksi dimana Anda menyatakan kembali apa yang orang lain katakan dengan kata-kata Anda sendiri.
Parafrase adalah cara yang sopan untuk menyampaikan maksud Anda di dalam presentasi, rapat atau percakapan.
Tangkap sesuatu yang mereka katakan, tidak harus berupa parafrase besar yang Anda katakan seperti, “jadi yang Anda katakan adalah …”, tetapi Anda dapat langsung beralih ke topik tertentu.
Misalnya, ketika pembicara berkata tentang harga, maka Anda dapat melakukan parafrase dengan mengatakan, “Jadi, Anda ingin tahu tentang nilai produk kami”.
Setelah Anda bisa masuk dengan melakukan parafrase, maka selanjutnya Anda mulai menjelaskan dengan menggunakan struktur yang dibahas pada bagian selanjutnya.
Teknik # 2 : Mengajukan Pertanyaan.
Alat lainnya adalah dengan hanya mengajukan pertanyaan. Saat seseorang berbicara, Anda mungkin berkata, “Saya punya pertanyaan tentang hal itu.” Dan pertanyaan itu bisa berupa pertanyaan yang disajikan dengan cara yang sopan, perhatian, atau mungkin dengan cara yang lebih langsung. Jadi dalam mengajukan pertanyaan, maka nada yang Anda sampaikan menjadi hal yang sangat penting.
Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan lawan bicara Anda meresponsnya.
Teknik # 3 : Memulai Dengan Emosi
Cara terakhir adalah memulai dengan emosi seperti, “Hal itu menjadi perhatian saya” atau “Saya senang.” Emosi itu memberi Anda izin untuk kemudian menindaklanjutinya.
Emosi itu mengikat. Orang lebih mudah mengingat pesan yang bermuatan emosional dari pada pesan berbasis fakta. Faktanya, ilmuwan modern menemukan bahwa respons emosional kita memiliki jalur yang cepat untuk masuk ke memori jangka panjang kita. Jadi bila memungkinkan, cobalah untuk membawa emosi ke dalam presentasi, rapat atau percakapan Anda baik dalam bentuk penyampaian Anda maupun konten itu sendiri.
Dengan melakukan parafrase, mengajukan pertanyaan, atau menyatakan emosi, maka Anda mempunyai pintu masuk ke dalam situasi komunikasi langsung atau virtual.
Setelah Anda memiliki pintu untuk masuk, maka Anda harus berkontribusi. Untuk berkontribusi dalam menyampaikan pesan Anda, maka Anda perlu menggunakan struktur.
Struktur # 1 : What, So What, Now What
Kita tahu dari pengalaman pribadi kita sendiri bahwa jika pesan kita tidak terstruktur dan berputar-putar, maka orang tidak akan dapat menangkap pesan yang kita sampaikan. Kita harus jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan. Cara agar kita menjadi jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan adalah dengan menggunakan struktur.
Struktur memberi kita tempat untuk memulai, mengakhiri dan menghubungkan ide-ide kita. Struktur yang dapat Anda gunakan untuk memberikan kontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan hanyalah tiga pertanyaan : Apa (what), jadi apa (so what), sekarang apa (now what).
Struktur ini memberi Anda panduan mengenai apa yang perlu Anda katakan. Anda mulai dengan Apa (what), yaitu : “Apa yang Anda akan bicarakan,” bisa jadi sebuah proses, produk, atau sudut pandang Anda.
Pertanyaan Jadi Apa (so what), maksudnya : “Mengapa penting” bagi orang yang Anda ajak bicara, mungkin kepada perusahaan, atau bahkan masyarakat pada umumnya.
Lalu, Sekarang Apa (now what) adalah apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya bisa jadi item tindakan, pertemuan tindak lanjut, atau demonstrasi.
Apa (what), Jadi Apa (so what), Sekarang Apa (now what) adalah struktur pesan yang sangat baik yang jika Anda terus berlatih untuk menggunakannya, maka akan membuat Anda nyaman dengannya. Sehingga, Anda dapat benar-benar menyusun pesan Anda yang pada akhirnya pesan tersebut mudah dipahami oleh audiens Anda.
Demikianlah, 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukan ide Anda pada saat presentasi, rapat atau percakapan.
Untuk berkontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan, maka Anda dapat masuk dengan menggunakan 3 teknik, yaitu parafrase, mengajukan pertanyaan, dan memulai dengan emosi. Setelah Anda masuk, maka Anda dapat menjelaskan ide Anda dengan menggunakan struktur pesan : What, So What, Now What.
Gunakanlah teknik-teknik tersebut untuk memasukkan ide-ide Anda serta rancangan pesan melalui struktur untuk membantu Anda menjadi lebih efektif dalam komunikasi Anda.
