Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2021/03/22/bagaimana-anda-membuat-pesan-yang-lebih-berkesan-untuk-audiens-anda-dalam-presentasi-online/#.YFfwaa8zbIU
Pandemi Virus Corona telah mendorong semua jenis organisasi untuk mengubah cara komunikasinya termasuk presentasi dari presentasi tatap muka menjadi presentasi online. Aplikasi konferensi video semakin populer dalam waktu belakangan ini dan permintaannya makin meningkat secara drastis.
Karena lingkungan presentasi online sangat berbeda dengan presentasi tatap muka, maka ada ancaman ketidakterhubungan antara Anda sebagai presenter dengan audiens Anda.
Untuk mengatasi ancaman ini, Anda harus belajar bagaimana membuat presentasi yang berkesan (memorable).
Ada 3 cara yang dapat Anda gunakan untuk melakukan hal tersebut.
Mari kita bahas satu per satu.
Cara # 1 : Memenuhi Kebutuhan Audiens
Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang perlu Anda pertimbangkan. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan presentasi Anda tidak tercapai.
Untuk mengetahui kebutuhan audiens, maka Anda perlu mengenali audiens Anda, sehingga Anda dapat menyesuaikan pesan presentasi yang perlu Anda sampaikan.
Anda perlu mengetahui apa yang mereka ingin dengarkan dari presentasi Anda. Cara yang paling tepat untuk mengetahui apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh audiens Anda adalah dengan bertanya langsung kepada mereka.
Sebagai contoh, jika Anda seorang manajer yang ingin menjelaskan perkembangan produk baru ke jajaran direksi, maka dengan bertanya kepada mereka bisa jadi ada beberapa informasi yang mereka ingin dengar seperti : mengapa produk baru tersebut layak untuk dijual ke pasar dan bagaimana cara menjualnya agar efektif dan efisien.
Sama halnya, jika Anda seorang mahasiswa yang ingin memberikan presentasi tentang tugas mata kuliah tentang rancangan sebuah mesin produksi, maka yang ingin didengar oleh dosen Anda bisa jadi berupa informasi seperti : mengapa karya Anda layak untuk ditampilkan, apa kelebihannya dibandingkan dengan karya sejenis, dan bagaimana memproduksinya.
Anda perlu meluangkan waktu untuk mempelajari tentang siapa yang akan menjadi audiens Anda.
Ketahuilah latar belakang profesi, kisaran umur, keinginan dan harapan mereka. Dengan kata lain, kenalilah audiens Anda.
Dalam mengenali audiens Anda, maka ada dua hal yang perlu Anda lakukan.
Pertama, kenali profil demografi dan psikografis audiens Anda. Luangkanlah waktu Anda untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, dan jenis kelamin. Dengan informasi tersebut, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :
- Apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda ?
- Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ?
- Apa yang selama ini mereka inginkan ?
Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan mereka.
Kedua, ketahuilah tingkat pengetahuan audiens Anda pada topik yang Anda paparkan. Jangan sampai Anda memberikan presentasi tentang hal-hal yang audiens Anda sudah ketahui dengan jelas.
Anda dapat bertanya kepada klien atau panitia yang meminta Anda untuk memberikan presentasi mengenai materi-materi yang audiens Anda sudah pernah dapatkan.
Selain itu, Anda juga perlu menyesuaikan istilah-istilah yang Anda gunakan dalam presentasi Anda. Hindari istilah-istilah yang mereka tidak kenali. Gunakan bahasa-bahasa yang mereka mudah pahami.
Cara # 2 : Menyusun Pesan Yang Terstruktur
Banyak pesan presenter tidak memiliki struktur yang jelas dan konsisten. Tidak heran jika mereka tersesat dalam presentasinya, dan jika pembicara tidak dapat mengikuti presentasinya sendiri, maka bagaimana audiens dapat mengikuti jalannya presentasi pembicara tersebut ?
Membuat peta jalan (roadmap) dalam presentasi adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk memastikan Anda dan audiens Anda dapat mengikuti presentasi Anda. Dengan menggunakan suatu struktur presentasi, maka Anda dapat lebih mudah mengingat di mana Anda berada dan ke mana Anda akan pergi. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa orang mengingat informasi terstruktur 40% lebih baik dari pada informasi tidak terstruktur.
Ada 4 komponen struktur presentasi yang dapat membuat audiens Anda memahami presentasi Anda.
Komponen pertama adalah pembukaan. Pembukaan presentasi menjadi sangat penting untuk mendapatkan perhatian dari audiens Anda sekaligus membuat Anda disukai oleh mereka sedari awal.
Bagian pembukaan ini terdiri dari tiga bagian. Bagian pertama adalah attention getter. Anda dapat menggunakan cerita, data atau fakta yang mengejutkan, analogi yang menohok, atau four statement.
Bagian kedua adalah manfaat (benefit). Pada bagian ini Anda menyampaikan apa yang akan audiens dapatkan dari presentasi Anda. Dalam menyampaikannya, pastikan bahwa Anda mengucapkan dari sudut pandang audiens.
Bagian ketiga adalah roadmap. Roadmap ini berfungsi sebagai peta bagi audiens untuk mengetahui isi presentasi Anda. Tujuannya supaya mereka akan lebih mudah mengingat dan mengikuti jalannya presentasi Anda.
Komponen kedua adalah isi. Bagian ini adalah bagian utama dari presentasi Anda. Pada bagian inilah Anda menyampaikan ide dan pesan utama kepada audiens. Isi dari suatu presentasi akan terdiri dari poin-poin beserta elaborasi atau penjelasannya.
Komponen keempat adalah penutupan. Penutupan ini sama pentingnya dengan pembukaan. Penutupan presentasi yang kuat akan membuat audiens Anda ingat pesan utama presentasi Anda dan tahu bagaimana harus bertindak setelah usai presentasi.
Ada tiga bagian penutupan presentasi.
Bagian pertama, memberikan ringkasan. Ini ditujukan agar audiens Anda ingat pesan yang telah Anda sampaikan dengan melakukan repetisi atau pengulangan. Anda sampaikan poin-poin dalam komponen kedua dari presentasi Anda, yaitu isi.
Bagian kedua, menyampaikan kembali manfaat. Pada bagian ini Anda menyampaikan kembali benefit yang audiens peroleh dari presentasi Anda. Ingatkan mereka mengapa mereka perlu mendengarkan presentasi Anda seperti yang disampaikan pada bagian kedua dari pembukaan presentasi Anda.
Bagian ketiga, menutup dengan call to action. Disini, Anda menyampaikan satu hal yang menjadi langkah berikutnya yang perlu dilakukan oleh audiens Anda dari presentasi Anda. Intinya, Anda mengajak audiens Anda entah itu untuk mengubah cara berpikir atau kepercayaan mereka, meminta mereka untuk mempertimbangkan sesuatu atau mengajak mereka untuk bertindak.
Komponen keempat adalah transisi. Transisi ini berupa kalimat yang Anda gunakan untuk berpindah dari satu bagian presentasi ke bagian yang lain. Bisa jadi peralihan dari pembukaan ke isi, dari satu poin dalam isi ke poin berikutnya atau dari isi ke penutupan.
Transisi diperlukan agar presentasi Anda memiliki satu kesatuan yang utuh dan alur yang mengalir. Sebuah transisi yang efektif akan mampu membangkitkan rasa penasaran dan hasrat ingin tahu audiens untuk mendengarkan bagian presentasi Anda berikutnya.
Cara # 3 : Membuat Slide Presentasi Yang Menarik
Garr Reynolds dalam bukunya yang berjudul Presentation Zen Design : Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations mengatakan bahwa jika ide Anda penting dan berharga untuk disebarkan, maka desain dan presentasi menjadi hal yang sangat krusial untuk digunakan. Lebih banyak orang yang mengetahui ide Anda, lebih powerfull ide Anda tersebut jadinya. Presentasi oral yang diperkuat dengan desain slide presentasi yang menarik merupakan cara yang sangat penting untuk menyebarluaskan pesan Anda.
Anda mesti membuat slide yang indah.
Memunculkan slide yang indah adalah suatu hal yang sangat penting, karena hal yang indah dapat tertanam kuat di dalam hati audiens. Sehingga, audiens akan mudah menerima pesan atau gagasan Anda.
Raihlah sisi-sisi emosional audiens Anda dengan menampilkan slide presentasi yang indah.
Slide yang indah dapat menghadirkan kegembiraan yang mampu menggerakkan mereka untuk menerima pesan atau gagasan yang Anda sampaikan.
Menurut Wharton School of Business, perpaduan antara kekuatan verbal yang disertai dengan tampilan visual akan mampu memberikan pengaruh kepada 67 % audiens.
Pertanyaannya apa ciri-ciri slide yang menimbulkan keindahan yang pada akhirnya memunculkan ketertarikan dari audiens Anda ?
Ada 3 ciri slide yang menarik.
Pertama adalah sederhana. Slide yang sederhana berarti tidak penuh dengan bullet points. Menggunakan kalimat yang ringkas dan satu slide berisi satu pesan.
Ingat, slide dengan tampilan yang sederhana itu indah. Gunakan kata kunci dan bukan kalimat panjang yang sulit dibaca.
Kedua adalah visual. Slide yang menarik memiliki kesan visual yang kuat. Artinya, slide tersebut mampu menumbuhkan semangat, mengundang pertanyaan rasa ingin tahu dan menggugah emosi audiens.
Jika Anda menggunakan gambar, maka pilihlah gambar yang relevan sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan.
Jika Anda menggunakan diagram, maka pastikan bahwa itu mudah dipahami.
Jika Anda menggunakan grafik, maka fokuskan pada bagian penting dari data yang Anda tampilkan.
Ketiga adalah kontras. Kontras berarti menciptakan perbedaan antar elemen dalam sebuah slide. Kontras memberikan penekanan, sehingga audiens memahami bagian mana yang menjadi fokus dan mana yang tidak. Dalam menciptakan kontras, Anda dapat menggunakan warna, font dan ukuran.
Intinya dalam membuat slide presentasi, Anda perlu menghilangkan virus-virus kejelekan pada slide.
Untuk itu, Anda dapat menggunakan white space.
White space dalam desain visual itu ibaratnya seperti oksigen, yaitu sesuatu yang membuat desain seakan memiliki cukup ruang untuk bernafas.
Ruangan dalam slide presentasi tidak boleh dihabiskan dan dipenuhi oleh berbagai macam elemen.
Berikan ruang di dalam slide sebagai tempat mengekspresikan kata kunci atau kalimat ringkas dan gambar/grafik untuk menampilkan pesan Anda.
Keberadaan white space menjadikan tampilan slide presentasi Anda lebih asyik untuk dinikmati, semakin terlihat elegan desainnya, dan semakin mudah dipahami pesan visualnya.
Demikianlah, 3 cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan yang lebih berkesan bagi audiens Anda dalam presentasi online.
Pertama, memenuhi kebutuhan audiens.
Kedua, menyusun pesan yang terstruktur.
Ketiga, membuat slide presentasi yang menarik.
Akankah presentasi online menjadi kebiasaan baru ? Presentasi bisnis dan profesional tidak akan sama lagi setelah pandemi virus corona ini. Satu hal yang jelas adalah presentasi online akan meningkat, dan kita semua perlu memahami dan menerapkan 3 cara di atas untuk membuat pesan yang lebih berkesan bagi audiens kita.
