Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/11/30/6-elemen-yang-perlu-anda-ketahui-untuk-menyusun-pesan-presentasi-yang-mudah-dipahami-oleh-audiens-anda/#.X8RNRc0zbIW
Dalam melakukan presentasi, kadang kita melakukannya seperti apa adanya saja. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan.
Tentu dalam melalukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan.
Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.
Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa pejelasan (explanation) menggambarkan fakta dalam suatu cara yang dapat membuat audiens kita lebih memahami apa yang kita sampaikan. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.
Lee Lefever juga mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Dan, karena setiap audiens dan ide berbeda, maka ada berbagai cara untuk mengkemas ide tersebut. Namun, pengemasan ide semuanya fokus pada beberapa elemen.
Ada 6 elemen yang diperlukan dalam mengkemas ide agar pesannya dapat mudah dipahami oleh audiens Anda.
Mari kita bahas satu per satu dari keenam elemen tersebut.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Persetujuan
Persetujuan dilakukan melalui penyampaian pernyataan tentang gambaran besar yang semua orang menerimanya.
Idenya adalah memulai penyampaian pesan dengan membuat penerimaan (sense of agreement). Kita ingin audiens merasakan bahwa mereka setuju dengan pernyataan yang kita sampaikan dan yakin bahwa penjelasan pesan kita menuju arah yang mereka dapat pahami.
Persetujuan ini adalah ide tentang dimana Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Kita semua setuju bahwa harga bahan bakar meningkat”.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Konteks
Konteks merupakan elemen dari bahasa kita sehari-hari. Konteks adalah sebuah elemen penting yang membuat ide dan fakta lebih mudah dapat dipahami dan berguna. Konteks yang merupakan elemen dasar dari komunikasi memberikan sebuah tempat bagi orang-orang dan ide untuk bertemu bersama.
Jika diterapkan dengan benar, maka konteks akan memberikan ide Anda menjadi lebih hidup.
Kita sering mengabaikan untuk memasukkan konteks ketika kita membicarakan sebuah ide. Di dalam komunitas kita, jika kita membicarakan sebuah ide bisa jadi mereka sudah mengetahui. Misalnya, di dalam komunitas social media, maka rekan-rekan Anda sudah mengetahui tentang twitter. Tetapi, di luar komunitas tersebut, bisa jadi orang-orang yang Anda ajak bicara belum tentu mengetahuinya. Oleh karena itu, konteks menjadi hal yang sangat penting untuk Anda sampaikan agar ide Anda tentang twitter lebih mudah untuk dipahami.
Konteks menggerakkan point yang kita setujui kepada sesuatu yang lebih spesifik. Konteks memberikan audiens fondasi untuk penjelasan dan memberitahukan mereka mengapa ide tersebut penting bagi mereka. Sebagai contoh, jika dikaitkan dengan contoh yang telah disampaikan pada elemen persetujuan di atas, maka dalam hubungannya dengan konteks, Anda dapat mengatakan, “Lebih banyak pendapatan yang Anda peroleh dengan bekerja keras adalah untuk membayar biaya transportasi”.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Cerita
Mengapa cerita diperlukan dalam penyampaian pesan presentasi ?
Karena pesan presentasi mengandung fakta yang dapat dijelaskan dengan lebih efektif dalam bentuk sebuah cerita.
Jika fakta memberikan cerita sebuah substansi, maka cerita memberikan fakta sebuah arti. Subtansi dan arti merupakan faktor yang sangat penting dalam penyampaian pesan presentasi. Akan tetapi, kita lebih mengandalkan pada penyampaian fakta (fact telling) dari pada kekuatan penyampaian cerita (story telling).
Kita hidup dalam dunia fakta dan penyampaian fakta. Ide menggunakan penyampaian cerita dalam penjelasan pesan presentasi adalah untuk memasukan fakta dalam sebuah bentuk yang melibatkan pengalaman manusia. Memasukkan pengalaman manusia tersebut dapat membuat perbedaan yang besar dan mengundang audiens Anda untuk melihat pesan Anda dari persepektif yang baru yang lebih natural.
Cerita menerapkan penjelasan sebuah ide ke dalam sebuah narasi yang menunjukkan seseorang yang mengalami perubahan dalam perspektif dan emosi yang berkaitan perubahan tersebut. Contohnya yang dikaitkan dengan lanjutan contoh yang diberikan pada elemen no 1 dan 2 di atas adalah : “Temui Sely; ia seperti Anda. Sely membayar sangat banyak untuk bahan bakar. Sekarang, ia telah menemukan sebuah solusi dan ia merasa lebih baik. Naik bis merupakan solusi yang ia jalani. Tidakkah Anda ingin seperti Sely ?”.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 4 : Koneksi
Koneksi sangat berguna dalam konteks penyampaian pesan kepada audiens Anda ketika Anda mencoba untuk membuat sebuah ide mudah untuk dipahami atau menunjukkan mengapa ide tersebut masuk akal, karena koneksi menjelaskan ide tersebut dari sesuatu yang telah audiens Anda ketahui.
Koneksi sering menemani cerita. Alat yang dapat digunakan untuk membuat koneksi adalah analogi. Analogi menghubungkan ide baru kepada sesuatu hal yang audiens Anda sudah kenal. Sebagai contoh sebagai lanjutan dari contoh pada elemen no 3 di atas, “Sely dapat melihat bahwa naik bis seperti multitasking (melakukan berbagai hal pada waktu yang sama), karena ia dapat bekerja dan berpergian pada waktu yang sama”.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 5 : Deskripsi
Ketika audiens Anda sudah nyaman dengan sebuah konsep atau ide, mereka membutuhkan jenis lainnya dari penjelasan, yaitu deskripsi yang fokus pada “bagaimana” dari pada “mengapa”. Deskripsi adalah situasi dimana Anda memberikan obat dari suatu masalah yang dihadapi. Deskripsi mengatakan kepada audiens Anda bagaimana melakukan sesuatu.
Deskripsi merupakan komunikasi langsung yang lebih fokus pada “bagaimana” dibanding dengan “mengapa”. Contohnya sebagai kelanjutan contoh elemen no 4 di atas, “Sely menemukan bahwa ia dapat menghemat lebih dari Rp 300.000 per minggu dengan naik bis 3 kali seminggu.
Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 6 : Kesimpulan
Kesimpulan menyarikan pengkemas ide dengan ringkasan yang telah dipelajari dan memberikan langkah lebih lanjut dengan fokus pada audiens. Sebagai contoh, “Selanjutnya ketika harga bahan bakar naik, ingat untuk menggunakan …”.
Demikianlah, 6 elemen yang perlu Anda ketahui untuk menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Pertama, persetujuan. Kedua, konteks. Ketiga, cerita. Keempat, koneksi. Kelima, deskripsi. Keenam, kesimpulan.
Gunakanlah 6 elemen tersebut sebagai batu pijakan (stepping stones) dalam menjelaskan pesan presentasi kepada audiens Anda. Anda dapat membuat pesan presentasi Anda menjadi lebih hidup, mengundang audiens Anda untuk lebih peduli, dan memotivasi mereka untuk mempelajarinya lebih lanjut.
Dengan perpektif yang Anda miliki terkait pesan yang ingin Anda sampaikan, maka penggunaan 6 elemen tersebut dalam menjelaskan pesan presentasi akan membuatnya menjadi lebih efektif. Akibatnya, Anda dapat mengatasi tantangan komunikasi yang Anda miliki ketika menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda.
