Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/11/23/3-tips-sederhana-menyusun-pesan-presentasi-yang-mudah-dipahami-oleh-audiens-anda/#.X7sGUGgzbIV
Ada sebuah ungkapan yang mengatakan bahwa Content is the King. Konten adalah raja. Konten presentasi ini saya istilahkan dengan pesan presentasi.
Pesan presentasi ini adalah hal yang penting dan tidak bisa diabaikan.
Mengapa demikian ?
Coba Anda bayangkan ada seorang teman yang mengajak Anda untuk menghadiri sebuah seminar. Hal pertama yang akan Anda tanyakan adalah “Apakah isi presentasinya ?”. Hal ini menunjukkan bahwa konten atau pesan presentasi merupakan hal yang sangat penting bagi Anda untuk menghadiri seminar tersebut atau tidak.
Terkait dengan pesan presentasi ini, ketika saya memberikan webinar mengenai kiat sukses presentasi dan public speaking di hadapan dosen dan mahasiswa pascasarjana Universitas Negeri Semarang pada hari Sabtu tanggal 21 November 2020, ada sebuah pertanyaan yang sangat menarik dari salah seorang audiens.
Pertanyaannya adalah apakah ada tips yang dapat digunakan untuk menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens ?
Berita baiknya, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.
Mari kita bahas satu per satu dari ketiga tips tersebut.
Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Kenali Audiens Presentasi Anda
Coba luangkan waktu Anda untuk mendapatkan informasi tentang audiens Anda. Cari tahu tentang background pendidikannya. Dengan mengetahui background pendidikannya, maka Anda dapat menggunakan bahasa yang sesuai ketika Anda menyampaikan pesan presentasi kepada mereka. Misalnya, jika Anda menyampaikan presentasi kepada anak SMA tentu bahasa yang Anda gunakan berbeda dengan penyampaian presentasi kepada dosen ataupun pegawai kantoran.
Selain itu, Anda juga perlu mengenali tingkat pengetahuan audiens Anda. Jika Anda memberikan presentasi kepada orang awam terkait bidang keahlian Anda yang mempunyai istilah-istilah tertentu yang sudah sangat Anda pahami, maka tentu Anda perlu menyesuaikan bahasa yang Anda gunakan dalam menyampaikan pesan presentasi Anda.
Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda telah mempunyai mindset bahwa bahasa yang Anda gunakan harus sesuai dengan background pendidikan dan tingkat pengetahuan audiens Anda. Mindset tersebut perlu Anda miliki sedari awal ketika Anda melakukan persiapan dalam menyusun pesan presentasi agar pesan presentasi yang akan sampaikan dapat dengan mudah dipahami oleh audiens Anda.
Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Susunlah Struktur Presentasi Anda
Apakah Anda pernah merasakan kebingungan yang dihadapi oleh audiens Anda ketika Anda memberikan presentasi ? Mereka bingung sampai dimana ya sekarang ini presentasi yang mereka dengarkan ? Apa kaitan antara slide yang baru disampaikan oleh Anda dengan slide sebelumnya ? Sampai di akhir presentasi mereka juga masih bertanya, “Apa yang sebetulnya ingin disampaikan oleh Anda ?”
Jika audiens Anda mengalami hal tersebut, maka besar kemungkinan presentasi yang Anda susun tidak memiliki struktur presentasi yang baik.
Mengapa struktur presentasi atau cara pengorganisasian materi dari suatu presentasi itu sangat penting ?
Karena agar pesan presentasi bisa diterima dengan baik oleh audiens Anda. Untuk itu, maka pesan tersebut harus disajikan dengan runtut dan rasional.
Audiens harus mampu memahami runtutan cara berpikir Anda dan merasa bahwa apa yang Anda sampaikan adalah rasional.
Kory Kogon, Breck England, dan Julie Schmidt dalam bukunya Presentation Advantage: How to Inform and Persuade any Audience dan Jill Schiefelbein dalam bukunya Dynamic Communication : 27 Strategies to Grow, Lead & Manage Your Business menjelaskan bahwa ada 3 komponen struktur presentasi, yaitu :
- opening (pembukaan)
- body (isi)
- conclusion (kesimpulan)
Namun, saya menambahkan satu komponen lagi, yaitu transition (transisi).
Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Gunakanlah Analogi Untuk Menyusun Pesan Presentasi Anda
Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa penggunaan analogi adalah kunci untuk membuat ide yang Anda sampaikan mudah untuk dipahami oleh audiens Anda.
Lebih lanjut, Lee Lefever mengatakan bahwa analogi adalah sebuah pendekatan untuk memecahkan masalah komunikasi. Analogi menunjukkan sebuah hubungan antara dua ide untuk membuat sesuatu menjadi lebih jelas. Penekanannya adalah pada niat Anda untuk membuat sebuah hubungan antara sebuah ide yang baru bagi audiens Anda dengan ide yang mereka sudah ketahui.
David Pranata dalam bukunya Speak With Power menerangkan bahwa analogi adalah teknik menjelaskan dengan menggunakan hal atau konsep yang sudah diketahui sebelumnya oleh audiens. Bisa juga dikatakan kalau analogi ini adalah semacam perumpamaan. Audiens akan lebih mudah menerima suatu hal atau informasi baru jika Anda mengkaitkannya dengan konsep yang sudah ada di pikiran mereka sebelumnya.
Sebagai contoh, Anda memberikan presentasi mengenai fungsi hard disk kepada audiens yang benar-benar baru dalam dunia komputer. Akan lebih membantu jika Anda menggunakan analogi bahwa sebetulnya hard disk itu seperti sebuah gudang yang mana gudang merupakan konsep yang telah diketahui oleh audiens Anda.
Anda dapat menerangkan bahwa jika gudang yang disimpan adalah barang, maka hard disk yang disimpan adalah data. Dengan cara ini, maka audiens Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik.
Demikianlah, 3 tips sederhana menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.
Pertama, kenali audiens presentasi Anda.
Kedua, susunlah struktur presentasi Anda.
Ketiga, gunakanlah analogi untuk menyusun pesan presentasi Anda.
Terapkanlah 3 tips tersebut ketika Anda akan menyusun pesan presentasi. Sebagai dampaknya, Anda akan merasakan bahwa audiens presentasi Anda akan lebih mudah memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.
