Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/10/26/4-tips-jitu-yang-perlu-anda-ketahui-untuk-melakukan-presentasi-kepada-eksekutif-pengambil-keputusan/#.X5aGh4gzbIV
Eksekutif (pengambil keputusan) adalah salah satu orang yang paling sulit yang Anda hadapi ketika Anda melakukan presentasi di hadapan mereka. Mereka sangat tidak sabar, karena jadwal mereka yang sangat padat. Dan, mereka harus membuat banyak keputusan yang berisiko tinggi serta seringkali dengan sedikit waktu untuk mempertimbangkan berbagai pilihan keputusan.
Jadi, mereka tidak akan bisa duduk diam untuk presentasi yang lama dengan penyampaian rekomendasi atau kesimpulan di akhir. Mereka akan menginterupsi Anda sebelum Anda menyelesaikan presentasi Anda.
Tentu, hal ini bisa membuat Anda frustasi.
Anda mungkin memiliki banyak hal untuk dikatakan kepada mereka, dan ini mungkin satu-satunya kesempatan Anda untuk mengatakannya.
Tetapi, jika Anda ingin mereka mendengarkan Anda, maka segera lakukan apa yang mereka pedulikan, sehingga mereka dapat membuat keputusan dengan lebih efektif dan efisien.
Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana Anda dapat melakukan presentasi di depan eksekutif secara lebih efektif dan efisien.
Ada 4 tips jitu yang dapat Anda terapkan ketika eksekutif menjadi audiens presentasi Anda.
Mari kita bahas satu per satu.
Tips Presentasi Eksekutif # 1 : Mulai paparan Anda dengan ringkasan.
Teknik terbaik untuk diterapkan disini adalah meringkas seluruh konten Anda yang kemudian Anda tempatkan di awal paparan Anda. Konten awal presentasi Anda harus berisi semua point-point penting yang akan Anda kembangkan lebih lanjut nanti.
Misalkan, Anda diberi waktu 30 menit untuk presentasi. Saat membuat intro, anggaplah seluruh waktu Anda dipotong menjadi 5 menit. Hal ini akan memaksa Anda untuk menyampaikan semua informasi yang benar-benar penting bagi audiens Anda, yaitu : temuan penting, kesimpulan, rekomendasi, atau ajakan untuk bertindak.
Nyatakan point-point tersebut dengan jelas dan ringkas tepat di awal presentasi. Data pendukung atau materi yang relevan yang terkait dengan point-point ringkasan tersebut dapat Anda tempatkan pada lampiran.
Tips Presentasi Eksekutif # 2 : Beri tahu mereka apa yang mereka minta.
Menurut Anda, apa aset paling berharga yang dimiliki orang, tetapi sering diabaikan ?
Aset paling berharga bagi Anda, saya, atau siapa pun di dunia ini adalah WAKTU.
Hal ini terutama berlaku untuk eksekutif.
Dan karena itu, Anda hanya perlu mengkomunikasikan pesan yang perlu diketahui oleh eksekutif.
Misalnya, jika Anda diundang untuk memberikan update informasi tentang kondisi pabrik, maka berikan informasi tersebut sebelum membahas yang lain. Eksekutif dengan waktu yang terbatas mengundang Anda untuk berbicara, karena mereka merasa Anda dapat memberikan informasi yang mereka tidak ketahui. Jadi, jawab permintaan khusus itu secara langsung dan cepat.
Untuk mengetahui apa yang diinginkan eksekutif, Anda dapat menggunakan perumpamaan ikan dan cacing. Kalau Anda memancing ikan, maka pada ujung kail Anda dapat menggunakan cacing. Karena ikan akan memakan cacing yang ada di kail tersebut, sehingga ikan yang Anda pancing akan dapat Anda tangkap.
Misalnya, Anda ingin paparan kepada Gubernur, maka Anda perlu memahami apa yang dipedulikannya. Cacing yang dapat Anda gunakan sebagai pesan presentasi Anda, misalnya 3 kunci sukses bagi Gubernur untuk memenangkan pemilihan umum berikutnya.
Pemahaman mengenai eksekutif (pengambil keputusan) akan memberikan pencerahan tentang apa yang mereka inginkan dan apa yang menjadi mimpi mereka.
Tips Presentasi Eksekutif # 3 : Buatlah slide ringkasan
Saat membuat slide, tempatkan ringkasan tentang point-point penting di depan. Sedangkan, data dukung yang terkait dengan point-point penting tersebut dapat Anda letakkan pada lampiran.
Ikuti aturan 10%. Jika lampiran Anda berisi 50 slide, maka buat 5 slide untuk ringkasan.
Setelah Anda menyajikan ringkasan, biarkan audiens Anda mengajukan pertanyaan atau komentar. Tampilkan slide pada lampiran saat pertanyaan atau komentar yang relevan muncul. Seringkali, para eksekutif ingin membahas lebih dalam point-point tertentu yang akan membantu mereka dalam pengambilan keputusan.
Tips Presentasi Eksekutif # 4 : Berlatihlah sebelum Anda memberikan presentasi
Sebelum memberikan presentasi kepada eksekutif, lakukan latihan dengan kolega Anda yang akan bertindak sebagai pelatih yang jujur. Cobalah untuk menemukan seseorang yang berhasil mendapatkan ide yang dipikirkan oleh eksekutif.
Mintalah umpan balik dari mereka seperti : Apakah pesan yang Anda sampaikan jelas dan cepat ? Apakah slide ringkasan Anda telah menampilkan semua insights penting ? Apakah Anda melewatkan sesuatu yang mungkin diharapkan oleh audiens Anda ?
Demikianlah, 4 tips jitu melakukan presentasi kepada eksekutif.
Pertama, mulai paparan Anda dengan ringkasan.
Kedua, beri tahu mereka apa yang mereka minta.
Ketiga, buatlah slide ringkasan.
Keempat, berlatihlah sebelum Anda memberikan presentasi.
Memberikan presentasi kepada eksekutif merupakan sebuah kehormatan besar dan dapat membuka pintu peluang yang luar biasa bagi Anda. Jika Anda berhasil, maka orang-orang dengan banyak pengaruh akan menjadi pendukung yang kuat dari ide-ide Anda.
