Penulis : Dr. Ir. Erry Ricardo Nurzal, M.T., M.P.A.
Blog : https://erry-ricardo.com/2020/08/24/4-langkah-sederhana-untuk-menyusun-pesan-utama-presentasi-yang-mudah-diingat-oleh-audiens-anda/#.X0MNZ8gzbIV
Presentasi yang buruk, tidak peduli betapa baiknya slide presentasi yang ditampilkan atau bahkan penyampaian yang menarik, adalah hasil dari perencanaan presentasi yang buruk dan tidak fokus pada pesan utama yang ingin audiens Anda ingat dan lakukan.
Itulah mengapa menulis pesan utama presentasi pada tahap awal perencanaan presentasi sangat vital untuk membuat presentasi yang berdampak.
Jika Anda telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang audiens Anda dan Anda tahu apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda serta apa yang mereka harapkan dari presentasi Anda, maka dengan informasi itu Anda dapat melakukan identifikasi dan kristalisasi pesan utama dari presentasi Anda.
Anda perlu mengetahui : apa tujuan presentasi Anda ? Apa yang diperlukan untuk memastikan tercapainya persetujuan dari suatu tindakan atau usulan produk, layanan atau ide baru dalam presentasi Anda ?
Jika ada satu hal yang Anda ingin audiens Anda ingat beberapa minggu setelah presentasi Anda, maka apakah itu ?
Jawabannya adalah sesuatu hal yang dikenal dengan sebutan pesan utama. Pesan utama adalah sebuah kalimat yang mengandung sesuatu hal yang harus dilakukan oleh audiens Anda. Ada 3 kriteria pesan utama yang baik, yaitu :
- Harus preskriptif yaitu memberi jawaban pertanyaan Anda dari tantangan yang dihadapi.
- Harus spesifik dan hindari generalisasi yaitu cukup bagi audiens untuk memahami apa yang perlu dilakukan.
- Harus bersifat aksi, yaitu memberi tahu audiens Anda untuk suatu tindakan yang perlu dilakukan.
Berikut ini beberapa contoh pesan utama yang baik, yaitu :
- PT ABC harus mengurangi biaya operasional $ 10 juta sampai tahun 2020.
- PT ABC perlu masuk ke pasar Asia dengan layanan cloud dengan target 100.000 perusahaan kecil dan menengah.
- Solusi teknologi informasi kami dapat mengurangi biaya operasional sampai $ 10 juta dalam 2 tahun.
Sementara itu, beberapa contoh pesan utama yang tidak baik adalah sebagai berikut :
- PT ABC mempunyai banyak masalah yang perlu diselesaikan.
- PT ABC mempunyai potensi untuk mengembangkan pasarnya di Eropa.
- Solusi teknologi informasi kami dapat membantu memperbaiki efisiensi operasi perusahaan Anda.
Kadang-kadang Anda akan menemukan kesulitan untuk menyusun pesan utama Anda.
Untungnya, ada sebuah kerangka kerja untuk memandu pemikiran Anda dalam menyusun pesan utama.
Kerangka kerja tersebut tersusun dalam empat langkah, yaitu Situasi-Tantangan-Pertanyaan-Pesan Utama.
Mari kita bahas satu per satu.
Langkah # 1 : Tentukan situasi yang terjadi. Bawa audiens Anda kepada suatu cerita untuk melukiskan situasinya. Semua yang diungkapkan dalam situasi haruslah bersifat faktual. Dalam menggambarkan situasi tersebut, pikirkan tentang pengenalan atau latar belakang masalah yang dihadapi untuk diselesaikan.
Contoh: Turis yang datang ke Indonesia turun sebanyak 20 % dalam 1 tahun terakhir.
Langkah # 2 : Jelaskan tantangan yang dihadapi. Sesuatu yang terjadi yang akan membuat hidup audiens Anda menjadi sulit. Bisa jadi komplikasi, kompleksitas, atau tantangan dari situasi yang terjadi.
Contoh : Karena penurunan jumlah wisatawan yang datang ke Indonesia, pendapatan hotel Anda turun 15 % selama 1 tahun terakhir.
Langkah # 3: Identifikasi pertanyaan yang dapat muncul. Dengan situasi dan tantangan yang dihadapi, pertanyaan apa yang diajukan oleh audiens Anda ?
Contoh : Bagaimana cara meningkatkan pendapatan hotel kami ? Ketika Anda mempresentasikannya kepada audiens Anda, maka pertanyaannya dapat Anda ubah menjadi “Bagaimana cara meningkatkan pendapatan hotel Anda ?”
Langkah # 4 : Tentukan pesan utama. Pesan utama adalah jawaban dari pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda terhadap tantangan yang dihadapi.
Contoh : Kami mengusulkan 3 cara untuk meningkatkan keuntungan perusahaan Anda sebesar 10% tahun depan dengan memperbaiki layanan, menjadi tuan rumah untuk acara-acara penting, dan menjadi mitra dengan pihak lain (seperti restoran).
Dengan pesan utama tersebut, maka audiens Anda apakah pihak manajemen atau pengambil keputusan di perusahaan Anda atau klien Anda akan memahami dan mengikuti pesan utama Anda dengan mudah. Mereka tahu apa yang Anda usulkan, seberapa banyak dan kapan. Dan, Anda akan menjelaskannya melalui 3 cara tersebut dalam presentasi Anda.
Saat memilih konten untuk dimasukan dalam presentasi Anda, penting untuk diingat sebuah prinsip, yaitu : lebih sedikit lebih baik. Saat merencanakan presentasi, hindari untuk menyertakan semua hal yang Anda ketahui.
Untuk presentasi yang efektif, fokuskan hanya pada satu pesan utama. Hal penting yang Anda ingin audiens Anda ingat dan lakukan. Kemudian, kelilingi pesan utama itu dengan informasi dan materi lain yang mendukungnya.
Informasi apapun yang Anda masukan dalam presentasi Anda haruslah mendukung pesan utama yang telah Anda susun tersebut.
Demikianlah, 4 langkah menyusun pesan utama yang mudah diingat oleh audiens Anda. Kerangka kerja dalam menyusun pesan utama yang berisi Situasi-Tantangan-Pertanyaan-Pesan Utama dapat Anda gunakan dalam menyusun presentasi Anda pada masa mendatang.
